AVG voor Bridgeclub ‘ETHICA’
Vanaf 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking getreden. Deze geldt ook voor Bridgeclub (BC) ‘ETHICA’. Ook BC ‘ETHICA’ heeft namelijk te maken met persoonsgegevens waar veilig mee omgegaan moet worden. Wat betekent dit voor BC ‘ETHICA’:
Wat betekent de AVG?
De vernieuwde wet moet de privacy van mensen beschermen. Het gaat om strengere regels voor het verwerken van persoonsgegevens ( waaronder verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, gebruiken en wissen van persoonsgegevens). Het niet naleven van de nieuwe privacywet kan bestraft worden met hoge boetes.
De belangrijkste regels uit de nieuwe wet:
– Je mag alleen persoonsgegevens verwerken als je daarvoor een duidelijk doel hebt.
– Heb je de gegevens niet meer nodig? Dan moet je zo snel mogelijk (op een veilige manier) verwijderen.
– Mogelijk maak je als vereniging gebruik van (online) tools om gegevens te verzamelen of verwerken.
Denk daarbij aan een website of digitale nieuwsbrief. Je moet met iedere partij een verwerkersovereenkomst sluiten. Hierin maak je samen afspraken hoe je omgaat met de persoonsgegevens.
– Je moet de verwerking van persoonsgegevens documenteren in een register. Hierin noteer je welke soort persoonsgegevens je verwerkt, met welke doel en hoe je de gegevens beveiligd. Dit kan in Word of Excel.
– Leg in de privacyverklaring (op je website) vast hoe je persoonsgegevens bewaart en gebruikt.
– Zorg ervoor dat leden inzicht kunnen krijgen in de persoonsgegevens die jij van hen verwerkt. Ze hebben het recht te vragen om hun gegevens te verwijderen of (zelf) aan te passen.
Hoe zorg je dat BC ‘ETHICA’ voldoet aan de AVG?
De AVG betekent nogal wat voor BC ‘ETHICA’. De implementatie van deze wet kost tijd en staat ver van waar je als bestuurder van BC ‘ETHICA’ mee bezig wilt zijn.
PRIVACYBELEID VAN BC ‘ETHICA’
Dit privacy-beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die BC ‘ETHICA’ verwerkt van haar leden.
Indien je lid wordt van BC ‘ETHICA’ of om een andere reden persoonsgegevens aan BC ‘ETHICA’ verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit privacy-beleid te verwerken.
Wij adviseren je om het privacy-beleid door te lezen en te bewaren voor je eigen administratie.
Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
BC ‘ETHICA’, adres, telefoonnummer
De functionaris ledenbeheer is bereikbaar via tel.nr.
- Welke gegevens verwerkt BC ‘ETHICA’ en voor welk doel
1 In het kader van jou lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
b. adresgegevens eventueel postadres
c. telefoonnummer(s), e-mail adrs(sen), bankrekeningnummer(s)
d. overige persoonskenmerken die benodigd kunnen zijn voor onze vereniging zoals bv. Social media accounts - BC ÉTHICA’ verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan
b. je naam, adresgegevens en telefoonnummer wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van BC ‘ETHICA’
c. je naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen
d. je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met BC ‘ETHICA’ en je te informeren over de ontwikkelingen van BC ‘ETHICA’. - BC ‘ETHICA’ gebruikt je naam en e-mailadres om je over haar activiteiten, diensten en andere interessante informatie van BC ‘ETHICA’ te informeren.
- Bewaartermijn
BC ‘ETHICA’ verwerkt en bewaard je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap tot maximaal één jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd. - Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
1 Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft BC ‘ETHICA’ passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
- Inzagerecht, verwijdering en vragen, klachten
1 Via de ledenadministratie van BC ‘ETHICA’ kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. BC ‘ETHICA’ zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen één maand na ontvangst hierover informeren.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop BC ‘ETHICA’ je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.
4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy-beleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie (e-mailadres ledenadministratie).
Inschrijfformulier lidmaatschap BC ‘ETHICA’
Vanaf 25 mei 2018 heeft heel Nederland en dus ook BC ‘ETHICA’ te maken met de strengere regelgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) met betrekking tot het vastleggen van en het omgaan met uw persoonsgegevens.
Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is BC ‘ETHICA’ , (adres, telefoonnummer secretariaat)
In de ledenadministratie van BC ‘ETHICA’ worden, in het kader van uw lidmaatschap, de volgende gegevens verwerkt:
Ondergetekende geeft hierbij uitdrukkelijke toestemming, conform protocol AVG, aan BC ‘ETHICA’ verstrekte gegevens zijn verwerkt in de ledenadministratie van BC ‘ETHICA’ en voor een deel door de leden van BC ‘ETHICA’ zijn in te zien op het beschermde deel van BC ‘ETHICA’. Verder wordt uitdrukkelijk toestemming verleend om foto’s op het beschermde deel van de website van BC ‘ETHICA’ te plaatsen.
Voornaam: ___________________________________
Achternaam: ___________________________________
Geboortedatum: ___________________________________
Geboorteplaats: ___________________________________
Man/Vrouw: ___________________________________
Adres/Postadres: ___________________________________
Telefoonnummer(s): ___________________________________
E-mail adres(sen): ___________________________________
Bankrekeningnummer(s): ___________________________________
Naam :________________________
Datum :________________________
Handtekening :________________________